PTA活動~気配りの効いたPTA行事案内文の書き方

公開日:  最終更新日:2019/08/29


こんばんは、ニナレナです。
PTAの役員になった時に文章を作ることになり、困ったことはありませんか?

気の利いた学校のPTAは、執行部や各委員会で使いまわすテンプレートがあって、
日付けやタイトル、役員名や校長名などを変更するだけで良いのですが、
役員になった人に丸投げの学校もあるのは確かです。

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しかし、昔と比べると今はインターネットがあるし、
パソコンができる人が必ず周りにいるものです。

だから、もし役員になって文章作成をすることになっても一人で抱え込まずに
周りに相談しましょう。

私が小学校でPTA副会長をしていた時にたくさんの文章を作りました。
その時の経験で気を付けていたことは以下です。

PTAの役員になってから配布する文章の作成で気を付けることとは?

簡単なサンプルを作ってみました。
以下の写真をご覧ください。

PTAの文章とは、だいたいフォーマットが決まっています。
それに沿って、書いていくとそんなに難しくないことに気がつくと思います。

私は、以下の順番で文章を打ちます。
※フォントは、11ポイントのMS明朝体が好きです。

1.配布する日付
2.配布する対象 ◎◎様へ
3.配布する責任者 PTA会長名と発行する人の名前

※1と3は、文章の右側にずらして体裁を整えます。

4.文章のタイトル(14ポイントの大きさで記入)
5.挨拶文(季節の挨拶を入れる)
6.本文(段落を変える)
7.記~以上
8.日程、場所、費用、その他必要事項
9.責任者の名前と連絡先
10.切り取り線
11.クラス出席番号、生徒名など(誰が提出したか否かを把握できる)
12.参加保護者名(夫婦で参加の場合を考慮して2名分の氏名欄を作る)
13.※個人情報に問題がなければ、保護者の連絡先蘭を作っても良い

※私の場合は、必要に応じて連絡先を入れます。
例えば、集合場所が学校でない場合など。

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いかがですか?

順にみていくとそんなに難しいものではありませんね!

季節の挨拶文や季語は、ネットで検索すると紹介しているサイトがあります。

例えば、Googleの検索窓に・・・

「案内文 季語 6月」と入れるといっぱい表示されます。

その中から、あなたの表現にマッチするものを
選んで自分らしくアレンジしたら大丈夫です。

それでも自身がない場合は、
PTAから配布される文章は捨てずにファイルしておくと
自分が逆の立場になった時に役立ちますよ。

学校から来る文章は多量なので、用事が済んだら捨てる方が多いですよね。
仕方がないことだとは思いますが・・・。

PTAの案内文をメールなどのインターネットに頼っている場合の書き方とは?

ここ最近では、インターネットの普及で、携帯電話を持つ人がほとんどです。
全員がスマホとは限りませんが、ガラケイでもメールはできるので、
ネットを使ったPTA文章の配付が目立つようになってきました。

安心メールなどの登録もありますよね!

それを使って全員にメールが届くように整備されています。

理由は、携帯電話の普及と災害時に役立つからです。

ところがメールでの案内文は、いくつか注意点があります。

1つ目は、学校からのメールが不達にならないように
ドメイン登録をしてもらうことが重要です。

2つ目は、件名を活用してメッセージの内容がわかるようにすることです。

3つ目は、学校からのメールは必ず目を通すように徹底することです。

他には、メッセージの文字数制限などがある為に最初の案内文は紙媒体が確実です。

その上で催促メールとして使うことが一般的になっています。

また、PTA委員会などでは、簡単な情報のやり取りはラインを使うようになりました。

クラスで保護者全員でライングループも作ったことがありますが、
人数が多いと「了解メッセージ」が多くて大変です。

そこで、そういう時には、「返信は不要です」とか
「何かありましたら、個人ラインにお願いします」などを入れるようにしています。

事前約束で全体に知らせる内容以外は、個人ラインでとしていました。

最後に紙媒体の案内文の必要性として、PTA共済の件があります。
行事等で事故があった場合は、PTA会長の名前が入った案内文が必要になるからです。

簡単な案内はラインなどで済ませたいところですが、共済が絡んでくるので
もしもの時の備えとして紙媒体での案内文は書けるようになりましょう。

PTAの案内文で質問などありましたら、コメント欄にお願いします。

お互いにPTA活動、頑張りましょう!

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